Pagrindinės funkcijos
- Derina ir rengia kanclerio ir viceministro (toliau vadovybės) darbotvarkes, pagal jas planuoja ir vykdo reikalingus atlikti darbus ir pavedimus, padeda vadovybei pasirengti planuojamiems susirinkimams, susitikimams, vizitams.
- Vadovybės pavedimu tvarko jų elektroniniu paštu gaunamus ir siunčiamus dokumentus, esant poreikiui paskirsto juos adresatams, atsakingiems vykdytojams.
- Informuoja atitinkamus ministerijos darbuotojus apie vadovybės rengiamus susitikimus, posėdžius, pasitarimus ir organizuoja vadovybės svečių ir lankytojų priėmimus.
- Perduoda vadovybės pavedimus atsakingiems vykdytojams, kontroliuoja jų vykdymo eigą.
- Tvarko ir rengia posėdžių, į kuriuos paskirtas darbotvarkes, dokumentus, apibendrina informaciją, vadovybės pavedimu rengia išvadas, ataskaitas, protokolus.
- Vadovybės pavedimu stebi vadovybės pasirašomus dokumentus Dokumentų valdymo bendrojoje informacinėje sistemoje (toliau DBSIS) ir teikia informaciją vadovybei apie jų būseną, esant poreikiui koordinuoja reikalingų veiksmų atlikimą, informuoja atsakingus darbuotojus.
- Seka DBSIS vadovybei skirtą informaciją ir savalaikiai supažindina su ja vadovybę.
- Tvarko DBSIS ministerijos vadovybės prašymus atostogų, kvalifikacijos kėlimo, komandiruočių ir kitais klausimais.
- Atsako į institucijų, įstaigų ar suinteresuotų asmenų paklausimus, perduoda gautą informaciją vadovybei ir esant poreikiui kitiems vadovams.
- Pagal kompetenciją perduoda skelbti informaciją ministerijos intranete apie vadovybės atostogas, komandiruotes, pavadavimą ir kitais panašiais klausimais.
- Organizuoja struktūriniams padaliniams nepriskirtų darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščių pildymą ir pateikimą pasirašyti.
- Ministerijos kanclerio pavedimu saugo Lietuvos valstybės herbinį antspaudą ir juo tvirtina ministerijos dokumentus.
- Pagal vadovybės poreikius atsakingiems darbuotojams teikia užsakymus prekėms, paslaugoms.
- Aprūpina vadovybę kanceliarinėmis prekėmis, reprezentacijai skirtais suvenyrais, dovanomis, gėlėmis.
- Nesant kitų ministerijos referentų atlieka jų funkcijas.
- Vykdo kitus vadovybės nenuolatinio pobūdžio pavedimus pagal savo kompetenciją.